Assistant polyvalent de PME H/F (Essonne)

Description

Nous recherchons un Assistant polyvalent H/F pour une PME spécialisée dans les travaux publics.

Sous l’autorité directe de la Responsable parcs, l’agent administratif polyvalent s’occupe des tâches administratives élémentaires de secrétariat et de bureautique.

MISSIONS :

Accueil et secrétariat :

• • Accueil physique et téléphonique

• • Savoir identifier un appel/une situation inhabituelle, prioritaire ou à risque

• • Réception du courrier et distribution auprès des différents services

• • Préparation des courriers et bordereaux divers à transmettre à la poste

• • Effectuer des enquêtes administratives et établir les rapports nécessaires à l’instruction de certains dossiers.

• • Classement

• • Gestion des commandes et des stocks de fournitures administratives (recueil des besoins, enregistrement des commandes, réception et distribution auprès des services) sous la supervision du supérieur hiérarchique

• • Fournir la bonne information en fonction des demandes présentées par les salariés ou les clients de l’entreprise.

Facturation :

• • Emission de factures et d’avoirs sur éléments fournis par les Chefs de secteurs

• • Rapprochement des factures fournisseurs

• • Réalisation de bons de commandes sous la supervision du responsable hiérarchique

• • Suivi du tableau des facturations

• • Transmission des factures aux services concernés

Support Responsable Parcs :

• • Accompagner le responsable hiérarchique dans ses missions

PROFIL RECHERCHÉ

– Sens de l’accueil
– Rigueur, sens des priorités et autonomie dans l’organisation du travail
– Bon niveau d’orthographe, qualités rédactionnelles et esprit de synthèse
– Aisance avec les chiffres
– Réactivité, capacités d’adaptation et à rendre compte
– Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées
– Capacité à prendre de la distance face à certaines situations
– Sens du relationnel, professionnalisme et respect de la hiérarchie
– Maîtrise de l’outil bureautique (traitement de texte, tableur…)